بحث حول الاتصال داخل المؤسسة

[باسم إبراهيمي]

بحث حول الاتصال داخل المؤسسة
خطة البحث
المقدمة
المبحث الأول : ماهية الإتصال
المطلب الأول : مفهوم الإتصال وطبيعته
المطلب الثاني : اهمية الإتصال
المطلب الثالث : عملية الإتصال
المبحث الثاني : أنواع ووسائل وخصائص الاتصال
المطلب الأول : أنواع الاتصال
المطلب الثاني : وسائل الإتصال
المطلب الثالث : مهارات الإتصال
المبحث الثالث : أهداف الإتصال ومعوقاته وطرق تحسينه
المطلب الاول أهداف الإتصال
المطلب الثاني : معوقات الإتصال
المطلب الثالث : طرق تحسين الإتصال
الخاتمة
الــــــمــــــقـــــدمة :
أدرك البشر أهمية الاتصال منذ فجر التاريخ , ومع تتابع العصور زاد احساس بدوره البارز في استمرار حياتهم وتحقيق مصالحهم المختلفة وتوجيه جهودهم ,وترابط مجموعاتهم وتنظيم أنشطتهم وتطور أنماط حياتهم , حيث برزت أهمية الاتصال وفعاليته مع زيادة التقدم التكنولوجي , وموضوع الاتصال من أكثر المواضيع التي شغلت العلماء والباحثين في فروع معرفية شتى ومجالات علمية مختلفة نذكر أهمها علم النفس و الاجتماع والسياسة والتاريخ , فضلا على أنه يمثل محور اهتمام المختصين في دراسة العلاقات الدولية والدراسات الأدبية و العلمية والتي تصدت جميعا بالدراسة وفهم وتحليل لهذه العملية
-الاتصال هو أداة لتنمية الإنسان وتطور معارفه وخبراته سواء من الناحية الاجتماعية او التعليمية او التربوية أو التوجيهية أو السياسية حيث تلعب وسائل الاتصال دورا هاما في تحقيق هذا الهدف , وبالتالي فان دراسة موضوع الاتصال يعد من الأمور الهامة والأساسية لكل عضو في المجتمع باعتباره هو المسئول الأول في العمليات الاتصالية على مدار الساعة ومن هنا يمكن طرح الإشكالية
ماهو الاتصال وما دوره وأهميته في المؤسسة ؟
وللإجابة عن هذا الإشكال تناولنا في بحثنا هذا ثلاث مباحث حيث نستعرض في :
المبحث الأول : ماهية الإتصال
المبحث الثاني : أنواع ووسائل وخصائص الإتصال
المبحث الثالث : أهداف الإتصال ومهاراته وطرق تحسينه
المبحث الأول : ماهية الإتصال
المطلب الأول : مفهوم الإتصال وطبيعته
تعني كلمة اتصال في اللغة العربية البلاغ, فنحن نقول أوصل إليه الشيء أي أبلغه إياه, كما تعني ربط الشيء بالشيء, فالاتصال كلمة مشتقة من مصدر" وصل" بمعني الربط او البلوغ والانتهاء غاية مطلوبة
إلى عملية اتصال والى وقوعه , communicationأما في اللغة الفرنسية فتشير
actionإلى الرابطة أو الوسيلة التي من خلالها يتم الاتصال ومن خلال هذه التعاريف الحديثة التي تعتبر أن الاتصال عملية تفاعل اجتماعي يستخدمها الناس لبناء معان تشكل في عقولهم صورا ذهنية عن العالم , وهم يتبادلون هذه الصورة الذهنية عن طريق الرموز و ويعتبر هؤلاء الاتصال مشاركة في فكرة أو اتجاه أو موقف ولكن يبقى جوهر الاتصال هو عملية أو الطريقة التي تنتقل بها الأفكار والمعلومات وغيرها بين من يقوم بإصدارها والتعبير عنها وبين من يتلقاها و وما ينتج من تفاعل وتواصل وتغيرات تختلف باختلاف النسق الذي يتم في العملية و وهدا ما أوضحه محمود عودة
**عند تعريف الاتصال "مفهوم الاتصال يشير إلى العملية أو الطريقة التي تنتقل بها الأفكار و المعلومات بين الناس داخل نسق اجتماعي معين ,يختلف من حيث الحجم , ومن حيث العلاقات المتضمنة فيه ,يعني أن يكون هذا النسق الاجتماعي مجرد علاقة ثنائية نمطية بين شخصين أو جماعة صغيرة أو مجتمع محلي أو مجتمع قومي أو من مجتمع الإنساني ككل " [1]
أما في تعريف آخر فقد عرفه الأستاذ بن نوار صالح " عملية نقل وتبادل المعلومات الخاصة بالمنظمة داخلها وخارجها , وهو وسيلة تبادل الأفكار والاتجاهات والرغبات بين أعضاء التنظيم , وذلك يساعد على الارتباط و التماسك , ومن خلاله يحقق الرئيس الأعلى ومعاونوه التأثير المطلوب في تحريك الجماعة نحو الهدف "[2]
وتعتبر الاتصالات العنصر الأكثر فعالية وأهمية في عملية الدارة حيث فشلت الكثير من العمليات بسبب الاتصالات الضعيفة وسوء فهم الرسائل والتعليمات الغامضة .

 

[باسم إبراهيمي]

· فالإتصال لم يعد أداة مساعدة في عمليات الإنتاج والتشغيل بل أصبح إنتاجا من نوع متقدم حيث يسمى هذا الإنتاج بضاعة الأفكار حيث أنه من يملك المعلومات أكثر أي القنوات الإتصال يعتبر هو الأقوى حيث تتاح له الفرصة لاتخاذ القرارات الرشيدة المبينة على القوة المعرفة .
· ويعتبر الإتصال احد المكونات الأساسية واحد العناصر الهامة في كفاءة وفعالية المدير في المنظمة حيث يقوم بنقل المعلومات والمشاركة في الأفكار والآراء والحقائق بشكل يضمن فهم المتلقي لجميع المعلومات المستلمة كما تدور في نضر المرسل .
· كما تعني عملية الاتصال نقل البيانات أو المعلومات والحقائق و الأفكار بين اثنين على الأقل من الأفراد في المنظمة عن طريق الرسائل المكتوبة أو اعتماد على إشارات رمزية لها دلالاتها ويدركها المرسل والمستقبل معا .
المطلب الثاني : أهمية الإتصال
نستخلص أهمية الاتصال بالنسبة للمنظمة في أكثر من صورة نذكر منها:
1-التخطيط والتوجيه: تظهر أهمية الاتصال قبل و أثناء تنفيذ الخطة لجمع المعلومات والانطباعات فلابد أن يكون الاتصال من المستويات العليا إلى التنفيذية لتشجيع عملية التخطيط 2-كذلك توجيه الأوامر والتعليمات يحتاج إلى اتصال بكل وسائله وغالبا ما يكون المرسل هو المدير فعليه أن يكون متصلا جيدا 3-يتوقف على هذه المهارة نجاح الأخصائي في ممارسة لدوره المهني سواء داخل المؤسسة آو خارجها 4-يمكن من خلاله زيادة معدلات المشاركة من جانب أفراد المجتمع في مشروعات التنمية وكذلك زيادة انتمائهم لمجتمعهم و ذلك لان معلومات التي سوف يحصلون عليها من خلال عملية الاتصال تتسم بالصدق و الصراحة و الوضوح والشمول 5- يكتسب أفراد المنظمة من خلال هذه المهارة معلومات جديدة كما تزيد من فرص التفاعل الاجتماعي فيما بينهم من خلال ما يتم نشره 6- إنها أداة مهمة لربط كافة المكونات الداخلية للمؤسسة مع بعضها وفي تدعيم علاقة المؤسسة بالبيئة المحيطة بها 7-إنها وسيلة أساسية في تحسين الأداء والتبادل الفكري بين الرؤساء والمرؤوسين وبين الإدارات المختلفة بالمؤسسة و المؤسسات الأخرى ذات العلاقة بها 8- تعمل على خلق فرص الاحتكاك والتقارب بين الأفراد والجماعات والمؤسسات والمجتمع 9- مهارة الاتصال مهارة إنسانية فيها احترام الإنسان وقيمته وتفكيره ومشاعره ومن خلالها يتم مواجهة احتياجاتهم الأساسية
المطلب الثالث : عملية الإتصال
إن عملية الإتصال عملية ديناميكية ذات اتجاهين two way process بمعنى أن كل فرد في عملية الاتصال هو مرسل ومستقبل المعلومات والأفكار التي تتضمنها هذه العملية, وحتى تتم عملية الاتصال يجب توافر ثلاثة عناصر أساسية على الأقل وهي :مرسل الرسالة , الرسالة نفسها , مستقبل الرسالة , هذه العناصر الثلاثة تمثل عملية اتصال بمعناها البسيط ولكن من ناحية عملية
1-المصدر : " Source "يمكن أن يكون شخصا أو جماعة أو أي مصدر أخر كالكتاب أو الراديو أو التلفزيون أو محطة وفعالية الاتصال تعتمد على صفات معينة في مصدر عملية الاتصال كالثقة والتقرير والقدرة على التأثير .... الخ
2- الترميز : " Encoding " تتضمن هذه العملية وضع محتويات الرسالة بشكل يفهمه المستلم ويتم ذلك عن طريق استعمال اللغة أو الرموز الرياضية أو أي تعابير يتم الاتفاق عليها , تساعد على تسهيل وفهم مضمون عملية الاتصال
3- الرسالة :” Message” وهي موضوع الاتصال وتتضمن الأفكار والآراء أو المعلومات التي أم تقال شفويا أو تكتب[4]
4- وسيلة الاتصال : " The Channel"وتتضمن اختيار الوسيلة المنسبة سواء كانت سمعية أو كتابية أو مرئية أو حسية أو جميعها معا
وباختيار الوسيلة الملائمة يسهل عملية فهم الرسالة , فمثلا المدير الذي يريد التأكد من ان الرسالة ستحفظ من قبل المرؤوسين , يقوم بإرسال مذكرة مكتوبة لتدعيم تعليماته الشفوية التي أصدرها مسبقا , واختيار الوسيلة يعتمد على طبيعة عملية الاتصال وطبيعة الأفراد ، وموضوع عملية الاتصال والعلاقات بينهم وسرعة وسيلة الاتصال وتكلفتها
5-مستلم الرسالة : إن مستلم الرسالة عادة هو الشخص أو الجماعة أو أي مركز أخر للاستلام يخضع لمؤثرات عديدة تؤثر , واهم هذه المؤثرات هو إن مستلم الرسالة يفسرها بأسلوب يعتمد على خبراته السابقة, فمثلا : مذكرة الشركة التي تشير إلى زيادة متوقعة في الأجور هذا العام ربما لا تصدق إذا لم تحدث زيادات في العام السابق
6- تحليل رموز الرسالة وفهمها : "Decoding " إن استلام الرسالة يتطلب من المستلم فك رموزها لتعطي معنى كاملا و متكاملا , وقد تؤدي عملية تحليل الرسالة إلى فهم خاطئ لمحتويات الرسالة من قبل مستلميها , عندما تفسر هذه الرموز بطريقة تعطي معان مختلفة عن المعنى المقصود بها , وكلما كان هناك تماثل وتجانس , كان هناك درجة اكبر في فهم المعنى المقصود بالرسالة من قبل الطرفين
7- التشويش : Anthropy تؤثر على عملية الاتصال في المؤسسة عوامل متعددة تؤدي إلى صعوبة وعدم وضوح في عملية الاتصال وهذه المؤثرات قد تحدث إما من المرسل , أو من خلال عملية الإرسال أو عند استلام الرسالة فمثلا : صوت الآلات يؤثر تأثيرا سيئا على المحادثة التي تتم بين عاملين على نفس الآلة , وقد يحدث غموض وعدم فهم نتيجة استعمال الكلمات أو الرموز الغير الواضحة , فعمليات التشويش قد تأتي إما عن مؤثرات بيئية كالأصوات والمسافة والوقت أو مؤثرات إدراكية كالفهم والاتجاهات والميول والعوامل الحضارية بين المرسل والمستلم .
المبحث الثاني: أنواع ووسائل وخصائص الاتصال
المطلب الأول: أنواع الاتصال
تظهر الاتصالات بأشكال مختلفة وتنساب فيها المعلومات باتجاهها شتى, ويمكن التمييز بين الاتصالات الرسمية والاتصالات الغير الرسمية, شبكات الاتصال اللغوية والغير اللغوية.... الخ
ومن المفروض أن تؤدي الاتصالات الكثيرة إلى تحسين انسياب المعلومات ورضي الأفراد وحسن الأداء وقلة عدم التأكد
أ*- الاتصالات الرسمية :
تتم خلال خطوط السلطة الرسمية في إطار الهيكل التنظيمي الذي تحدد فيه اتجاهات وقنوات الاتصالات , وعن طريق التسلسل التنظيمي الرسمي , تتجه التعليمات والأوامر والمعاملات الرسمية والتقارير المختلفة , وتتوقف فعالية الاتصالات الرسمية على اعتراف الإدارة بفعاليتها وفائدتها ,وعلى توفر الوسائل التي تنقلهم من والى جميع العاملين في المؤسسة والجمهور المتعاملين معها من أفراد و مؤسسات في البيئة والمحيط بها [5]
هناك أكثر من قناة تتدفق منها الاتصالات الرسمية في المؤسسة ويمكن تحديدي ثلاث قنوات في هذا المجال
1) اتصالات من الأعلى الى الأسفل (downward communication): وهي ما يطلق عليها اسم الاتصالات الهابطة والتي تجري بين مستوى تنظيمي معين , ومستوى تنظيمي أدنى..., حيث تتم الاتصالات الهابطة عادة في محيط العمل و المؤسسة ,ولكن قد تتم في بعض الأحيان خارج محيط المؤسسة ,حيث تبلغ الإدارة المرؤوسين ببعض السياسات و المسائل
ويتضمن هذا النوع من أنواع الاتصالات ما يلي :
Ø القرارات و الأوامر والتعليمات التي تحدد و تساعد على القيام بالوظائف و المهام المتنوعة في المؤسسة وتفهم لمسائل التعيين والترقية والتفويض
Ø اللوائح والتشريعات والكتب الدورية , حيث تستخدم في إرشاد العاملين بكيفية أداء أعمالهم على الوجه السليم , كما تنظم العلاقات بينهم وتحدد مسؤولية كل منهم .
Ø التعليمات والتوجيهات التي توجه إلى المشرفين و الملاحظين لتحسين طرق العمل
Ø الاستفسارات و البيانات التي تطلبها الإدارة العليا من المرؤوسين
2) الاتصالات من الأسفل إلى الأعلى (Upward communication):
وهي ما يسمى بالاتصالات الصادعة والتي تتجه من المستويات التنفيذية إلى المستويات العليا في أي جهاز إداري, وتهدف إلى إعطاء الفرصة للمرؤوسين في إيصال المعلومات لرؤسائهم , وخاصة فيما يتعلق بالنتائج المحققة في المؤسسة.
هذا النوع من الاتصالات يزيد من دور المرؤوس في المشاركة في العملية الإدارية , وكيفية تحسين الأمور , ويمكن أن تتم عن طريق تقارير تقييم الأداء صناديق الاقتراحات والاجتماعات , نظام حل الشكاوي وسياسة الباب المفتوح
3) الاتصالات الأفقية (Lateral communication):تعود إلى انسياب الاتصالات بين الأفراد على نفس المستوى الإداري, كان يتصل مدير إنتاج بمدير التسويق, ويقصد به تبادل وجهات النظر بين العاملين وتبادل المعلومات والخبرة على نفس المستوى الإداري.
و تسمى الأفقية أو المتوازية, تمييزا لها عن الاتصالات الصاعدة آو الهابطة, هذا النوع من الاتصالات ضروري لزيادة درجة التنسيق بين مختلف الوحدات الإدارية في المؤسسة, كما أنها توفر من الوقت اللازم لأداء الأعمال.
ب*- الاتصالات غير الرسمية:
توجد بالإضافة إلى الاتصالات الرسمية في المؤسسة , اتصالات غير رسمية لا علاقة لها بالإدارة , وتنشا غير الرسمية في أي جهاز إداري بطريقة تلقائية , نتيجة لما بين الأفراد العاملين من علاقات اجتماعية , وصداقات شخصية , فيتصل هؤلاء الأفراد بعضهم ببعض على هذا الأساس الشخصي التلقائي , و لا يخضعون في تلك لاتجاهات محددة , كما قد يكون الحال عند إتباع أي أسلوب رسمي
وصول الى تحسين طرق الاتصال و التقليل أمكن من المعوقات

 

[باسم إبراهيمي]

وقد تكون بعض هذه الاتصالات نازلة وبعضها صاعدة وبعضها على المستوى الأفقي دون قيد أو شرط ـــ طالما أن هناك علاقات تربط بين الإفراد والأطراف المتصلة , وهذا التنظيم غير الرسمي للاتصالات لا يعترف بمستويات السلطة او المراكز الرئاسية
-الاتصالات القطرية (Diagonal communication)قد تنساب الاتصالات بشكل قطري , أي بين الأفراد في المستويات الإدارية المختلفة , بينهم علاقات وظيفية ولكن ليست علاقات وظيفية ولكم ليست علاقات رسمية في المؤسسة , كأن يتصل مدير إنتاج بأحد أقسام إدارة التسويق .
ويعتبر هذا النوع من الاتصال ظاهرة عادية وعفوية تحدث دائما في أي تجمع من الأفراد , بل يعتبر حقيقة من ضروريات الحياة الاجتماعية , ومن خصائص هذا النوع , السرعة الكبيرة التي تنقل بها المعلومات , إذ أن طبيعة خط سيره خلال اللقاءات و الاجتماعات والحفلات , تجعل نقل المعلومات يتم في وقت قصير جدا .
المطلب الثاني : وسائل الإتصال
نلمس نوعين من وسائل الاتصال
أولا - الوسائل المقروءة: 1-الكتاب: رغم انتشار الوسائل التعليمية بأشكالها المتنوعة, وتطورها, إلا أن الكتاب سيظل الأكثر استخداما في حفظ ونقل المعارف والعلوم والمفاهيم والقيم 2- الصحيفة: ويمكن تعريف الصحيفة بأنها النافذة إلي يرى منها العالم , وتدخل الصحف و المجلات العامة " التجارية " ضمن الدوريات التي تمثل حلقة اتصال مهمة بين أفراد المجتمع بكل طبقاته وتتميز بالجدة وسهولة الحصول عليها 3- الملصقة: تظل الملصقة ن الوسائل الإعلامية الفعالة ومن شروط نجاحها: - وضوح الهدف و بساطة المضمون -الاتزان أي الانسجام بين محتويات الملصق والتركيز على فكرة واحدة وهناك عدة وسائل أخرى نذكر منها: التقارير , المذكرات , الخطابات , النشرات الدورية , ملصقات الحائط , الفاكس ..... ثانيا - وسائل الشفهية و السمعية البصرية
الاتصال الشفهي من أقدم الأدوات التي يستخدمها المديرون للقيام بتنفيذ أعمالهم وهذا يوفر الوقت ويخلق روح الصداقة و التعاون دون استخدام وسيطة وعادة ما يكون ذو اتجاهية المدير او المسئول يقومون بالتحدث مباشرة الى عماله وبالتالي التوصل الى قرارات سليمة تخدم المصلحتين و المؤسسة على الخصوص و نذكر من الوسائل الشفهية ما يلي :
1-المقابلات الشخصية
2- الاجتماعات
3-التلفزيون
4- الانترنيت
5- البريد الالكتروني
6- الإعلام
7- المؤتمرات
8- التقرير السنوي للموظفين
9- المكالمات الهاتفية
المطلب الثالث : مهارات الإتصال
ونعني بالمهارة القدرة على عمل شيء من جودة و الكفاءة العالية في الأداء ومنها فان القدرة على استخدام المعلومات بفعالية والتنفيذ و سهولة ويسر من المهارات الضرورية لمن يتولى عملية الاتصال.
1)مهارة التحدث : ويعني التحدث باستخدام الجمل والفقرات وطريقة صياغتها في التأثير على فهم المتلقي للرسالة كما أن تعبيرات الوجه و حركات اليدين والرأس والجسد يمكن أن تعطي تعبيرا يعزز المعاني التي يتحدث بها المتحدث وعند المتحدث مع الشخص ما يجب أن يراعي طبيعة نمط الطرف الأخر ودرجة ثقافته وقدرته على استيعاب المعاني والأفكار أما الكتابة فهي وسيلة التعبير على النفس, وإبلاغ الآراء و الأفكار و توصيل المعلومات و المفاهيم للآخرين و عند الكتابة يجب مراعاة أن يتضمن الخطاب أو التقرير أو المذكرة الأفكار الأساسية والمعاني المحددة و أن تتسم الصياغة بالوضوح و الإيجاز و الدقة و الموضوعية وتجنب الأخطاء النحوية و الإملائية وتعتبر مهارة القراءة الصامتة آو المسموعة من أهم المهارات الضرورية في عملية الاتصال حيث أن التركيز و الانتباه في القراءة تمكن الفرد استخلاص المعلومات بسرعة حيث يقوم الفرد بقراءة التقارير و المذكرات فعليه ان يستخلص النتائج بسرعة
والتي تساعده في اتخاذ القرارات .
2) مهارات الإنصات : تعتبر مهارة الإنصات من أهم المهارات التي تتضمن الاستماع إلى المحادثات التلفونية والاجتماعات , و الإنصات يعني المقدرة على التركيز مع الاستماع الجيد و إعطاء الفرصة للآخرين للكلام وان يكون الفرد صبورا وان يتقبل المناقشات و الانتقادات الموضوعية بصدر رحب .
3) مهارة التفكير : فهي ملازمة لكل عملية اتصال سواء كان مع الرؤساء او مع المرؤوسين لان قدرة التفكير يجب ان تصاحب مهارة التحدث والقراءة والكتابة والإنصات فهي ضرورية لكل اتصال جيد وبدونه لا تنجح عملية الاتصال .
- ان اختيار وسيلة اتصال مناسبة لا تعتبر كافية لضمان فعالية الاتصال فعلى سبيل المثال عند إجراء مقابلة شخصية مع المدير يجب ان تراعي مجموعة من العوامل التي تضمن لك الاتصال فعال وهي :
1- معرفة الهدف من المقابلة
2- خصائص المستقبل
3- الصوت الهادئ الواضح
4- إحالة الفرصة وعدم المقاطعة
5- الانتباه و التركيز بالوقت المحدد للمقابلة
4)مهارة الحصول على المعلومات الكافية لنجاح التعامل: قد لا تتوافر المعلومات في المنظمة ولكن المشكلة في عدم توفر المهارة في حصول عليها وحتى يتمكن المدير من الحصول على المعلومات بالدقة والسرعة المطلوبة فلا بد من توافر مهارات التعامل مع الآخرين وذلك من اجل الحصول على المعلومات التي يريدها مهارة التعامل مع الآخرين , يتعامل المدير مع من يرأسه في السلم الوظيفي وكذلك يتعامل الفرد مع مختلف الناس و إذا من الأهمية التعرف على طبيعة الرؤساء والجمهور وأنماطهم السلوكية ومدى نضجهم الفكري ونوع علاقات العمل التي يحبذونها ومستوى التفاهم معهم .
المبحث الثالث : أهداف الإتصال ومعوقاته وطرق تحسينه
المطلب الأول : أهداف الإتصال
إن هدف الاتصال الرئيسي هو إحداث تأثير على النشاطات المختلفة وذلك لخدمة مصلحة المؤسسة وعملية الاتصال في المؤسسة ضرورية من اجل تزويد العاملين بالمعلومات الضرورية للقيام بأعمالهم ,ومن اجل تطوير وتحسين المواقف والاتجاهات للأفراد , وبشكل يكفل التنسيق والانجاز والرضي عن الأعمال , وكذلك تحقيق الحاجات النفسية والاجتماعية للعاملين .
بالإضافة إلى أن الاتصال يسهل انسياب هذه المعلومات والنتائج التي تسفر عن معالجتها ونلخص الأهداف المتعلقة بالاتصال في النقاط التالية:
ال

 

[باسم إبراهيمي]

ü الأخبار والإعلام
ü الإعداد لتقبل التغيير
ü توضيح و تصحيح المعلومات والأداء
من خلال استعراض هذه الأهداف, نلاحظ انه بغياب الاتصال يصبح التنظيم عديم الجدوى, فالاتصال ضروري لتوصيل المعلومات التي تبنى عليها القرارات وعند اتخاذ القرارات يصبح من اللازم توصيلها مصحوبة بالتوضيح والشرح اللازم الى المختصين , والذين يهمهم التعرف عليها , وباختصارات فان حاجة الإدارة للاتصال تظهر من خلال تكامل الوظائف الإدارية وتنسيقها , وذلك يترجم على شكل معادلة كالآتي :
توضيح وتصحيح المعلومات
والأداء
الأخبار أو الإعلام + الإعداد لتقبل التغيير (التأثير) =العمل الجماعي
(فريق العمل "اتخاذ القرار")
إن للاتصال عدة أهداف يقوم من اجلها ونذكر أهمها :
1-تنمية المعلومات والفهم الجيد بين جميع الموظفين
2-تشجيع كل موقف من شانه تحفيز الموظفين والرضا الموظفين
3-تصحيح أي معلومات خاطئة أو مواقف مظلة أو غموض في السياسات أو إشاعات مغرضة
4-إعداد الموظف لأي تغيير في الأساليب أو البيئة بواسطة تزوديهم بالمعلومات الضرورية مقدما
5-تشجيع المرؤوسين على تقديم أفكارهم واقتراحاتهم تهم لتحسين الإنتاج أو بيئة العمل واخذ هذه الاقتراحات بجدية من قبل الإدارة العليا
6-تحسين العلاقات بين العمال والإدارة بالمحافظة على قنوات الاتصال مفتوحة
7تعزيز العلاقات الاجتماعية بين العمال بتعزيز الاتصالات بينهم
المطلب الثاني :معوقات الإتصال
توجد عدة معوقات للاتصال ذكرها كثير من الكتاب و الباحثين , الا انه يمكن تصنيف تلك العوامل كما أشار سيزلافي وولاس (1412هـــ ,366-369) الى مجموعتين هما
أولا:تحريف المعلومات
تتكون عملية الاتصال من ست مراحل متداخل ومعقدة , ونظرا للأخطاء او الهفوات التي يحتمل ان تحدث في كل منها مما يتسبب في نشوء معنى او معان غير مقصودة من الاتصال , وتندرج هذه الأخطاء ضمن أربعة معوقات أساسية هي :
1)خصائص المتلقي: يتباين الأشخاص في الاستجابة لنفس الرسالة لأسباب ودوافع شخصية مختلفة منها التعليم والتجارب السابقة , وبناء على ذلك يختلف رد فعل شخصين مختلفين حول موضوع واحد , كما تؤثر الدوافع الشخصية في فك رموز الرسالة و تفسيرها فالموظف الذي يتميز بالحاجة القوية للتقدم في المنظمة , و يتصف بالتفاؤل قد يفسر ابتسامة الرئيس المباشر و تعليقه العارض كمؤشر إلى انه محبوب وعلى المكافأة التي تنظره و أما الشخص الذي يتصف بضعف الحاجة للتقدم فقد يفسرها نفس التعليق من المدير على انه شيء عارض ولا علاقة له بأي موضوع . 2) الإدراك الانتقائي : حيث يتجه الناس إلى سماع جزء من الرسالة وإهمال المعلومات الأخرى لعدة أسباب منها الحاجة إلى تجنب حدة التناقض المعرفي لذلك يتجه الناس إلى غض النظر عن المعلومات التي تتعارض مع المعتقدات التي رسخت فيهم من قبل , ويحدث الإدراك الانتقائي حينما يقوم المتلقي بتقويم طريقة الاتصال بما في ذلك دور و شخصية وقيم ومزاج و دوافع المرسل. 3) المشكلات اللغوية :تعتبر اللغة من ابرز المجموعات المستخدمة في الاتصال بيد ان المشكلة هنا تكمن في ان كثير من الكلمات الشائعة الاستخدام في الاتصال تحمل معان مختلفة للأشخاص المختلفين ,فقد تكون للكلمة عبارات ومعان متعددة بحيث تحمل تفسيرات مختلفة , ا وان تكون اللغة خاصة لمجموعة فنية معينة من الصعب على منهم خارج هذه المجموعة فهمها كان يبتسم المدرس مثلا للطالب ويقول له مبروك , إن نتيجة الاختبار سلبية في حين ان الطالب لا يدرك معنى كون الاختبار سلبي 4) ضغوط الوقت : يشكو المديرون من أن الوقت هو أندر الموارد , ودائما يؤدي ضيق الوقت إلى تحريف المعلومات المتبادلة , ويعزي ضيق الوقت إلى اللجوء إلى تقصير قنوات الاتصال الرسمية كان يصدر المدير أمرا شفويا لأحد الموظفين لانجاز عمل معين بحجة انتهاء فترة الدوام ومن ثم لا يسجل هذا الأمر في السجلات الرسمية لتحدد من خلاله المسئوليات , إضافة الى ان الموظف بسبب ضيق الوقت قد ينفذ هذا الأمر بشكل لم يكن أصلا في ذهن المدير , ثانيا : حجم المعلومات : يتمثل ثاني المعوقات الرئيسة للاتصال في الإفراط في مقدار المعلومات , ومن الشكاوي السائدة في اوساط المديرين في المنظمات (المدارس) أنهم غارقون في المعلومات , فإذا ما تم الاهتمام بكل المعلومات فان العمل الفعلي للمنظمة (المدرسة ) لن يؤدي مطلقا . المطلب الثالث : طرق تحسين الإتصال من الصعب تحقيق الاتصال فعال دون إعطاء تحسينات و اهتمامات لها و هذا من عدة جوانب : جانب اللغة : يجب ملائمة اللغة لمستوى الأفراد ووضوحها وسهولتها من حيث البساطة او يكون الأفراد مدربين على حسن استخدامها الجانب الثقافي والاجتماعي : الالتزام بقيم المجتمع والتقيد بالثقافة الفرعية ومواكبة التغيير نحو الأفضل في القيم السائدة بالمجتمع . الجانب الإنساني : يجب توفر الصدق و الإخلاص ومراعاة الأمانة وتنمية مهارات الإصغاء و الحديث . الجانب التنظيمي : حسن وضوح شبكات الاتصال الرسمي من خلال التنظيم الرسمي وعدم إهمال التنظيم غير رسمي و تجنب المركزية. الجانب التكنولوجي : حسن الاستفادة من الوسائل التقنية الحديثة في مواكبة الأبحاث و التجارب ---- ومن طرق نجاح عملية الاتصال: نجاح كل عناصره في أداء دورها عوامل تتصل بالمرسل : يجب ان يكون موضوع ثقة من المستقبل و توفر مهارات اتصالية عالية و كذلك من اختياره للوقت و الوسيلة الملائمة لصياغة الرسالة و تأكد من تحقق الهدف المرسل و الرسالة : يجب تناسب موضوعها مع المستقبل من حيث إدراكه و حسن صياغتها و تضمينها عنصر التشويق و الإثارة عوامل تتصل بالمستقبل : يؤثر الإطار الدلالي للمستقبل على استجابة الرسالة و كذا مستوى الإدراك الحسي له باعتبار انه الطريق إلى التعرف على الرسالة عوامل تتصل بوسائل الاتصال : ان التنويع في استخدام الوسائل يزيد من فرص إنجاح عملية الاتصال
الــخــاتــمــــــــة
ننوه في الأخير إلى الأهمية الكبيرة في وجود هذه الدراسة التي تطرقنا فيها على موضوع الاتصال ودوره في المؤسسات و نظرا على ما يحتويه المؤسسات من مشاكل كان لابد من وجود عنصر فعال هو الاتصال فبدونه لا يمكن للحياة ان تستمر لان جل علاقات التسيير فيما بينهم عبارة عن اتصال ,و نستطيع ان نقول بان للاتصال أهمية تظهر من خلال مفهومه و تطور الفكر الإداري و كما ان علاقته بالمؤسسة تظهر من خلال مهامه في الإدارة باعتباره وسيلة لبلوغ غايته ويبقى الاهتمام به ضرورة ملحة من خلال اختيار الجيد لنوع الاتصال والوسيلة المناسبة لبلوغ الرسالة وبذلك